Consulenza
Documentazione
POS, PSC, DUVRI, manuali di autocontrollo, registri e verifiche periodiche: tenere in ordine e aggiornata la documentazione che un’ispezione chiede per prima
Documenti obbligatori
Ciò che un controllo chiede per primo
Un’ispezione raramente contesta il merito dell’organizzazione: contesta i documenti mancanti, scaduti o non firmati. La sanzione arriva per un registro non compilato, non per un rischio non gestito.
Il servizio tiene insieme due cose che di solito stanno separate: la redazione dei documenti e lo scadenzario che dice quando ciascuno va rifatto.
- Ricognizione di tutto ciò che l’impresa deve avere
- Redazione dei documenti mancanti
- Scadenzario degli aggiornamenti e delle verifiche
- Fascicolo pronto da esibire in caso di ispezione
Cantieri e appalti
Documentazione di cantiere e di appalto
È l’area in cui gli obblighi si moltiplicano, perché ogni soggetto coinvolto ne ha di propri: il committente, il coordinatore, l’appaltatore e ciascun subappaltatore.
Tre documenti vanno tenuti distinti e vengono confusi spesso: il POS è dell’impresa esecutrice, il PSC è del coordinatore nominato dal committente, il DUVRI riguarda gli appalti che non sono cantieri edili.
Come funziona
Dalla ricognizione al fascicolo
Il servizio parte da un inventario, non da una redazione: nella maggior parte dei casi l’impresa ha già gran parte dei documenti, e il problema è sapere quali mancano e quali sono scaduti.
1Ricognizione documentale
Inventario di ciò che l’impresa possiede, confronto con l’elenco degli obblighi applicabili in base ad attività, codice ATECO, numero di addetti e tipologia di sedi e cantieri.
2Scadenzario
Costruzione del calendario di aggiornamenti, verifiche periodiche, rinnovi e formazione, con individuazione del responsabile di ciascun adempimento e degli alert di preavviso.
3Redazione e integrazione
Stesura dei documenti mancanti e revisione di quelli non conformi, con verbali di consegna e firme di presa visione, che sono la parte più spesso assente nei fascicoli esistenti.
4Fascicolo per l’ispezione
Organizzazione della raccolta in un ordine prevedibile, cartaceo e digitale, così che in caso di controllo i documenti si trovino senza cercarli e senza produrne di nuovi sul momento.
Ambiti
I tre blocchi documentali
Tre insiemi con enti di controllo diversi — ispettorato e ASL, ASL veterinaria, organismi di verifica abilitati — e quindi con logiche di tenuta e periodicità proprie.
La documentazione che accompagna il DVR e ne dimostra l’attuazione concreta nel tempo.
- Nomine di RSPP, medico competente, addetti antincendio e primo soccorso
- POS, PSC e DUVRI
- Attestati di formazione e verbali di consegna dei DPI
- Registro dei controlli antincendio e piano di emergenza
- Idoneità sanitarie e protocollo sanitario
Per le imprese del settore alimentare, dalla produzione alla somministrazione e al commercio.
- Manuale di autocontrollo HACCP tarato sull’attività
- Schede di monitoraggio di temperature e sanificazioni
- Registro di carico e scarico, rintracciabilità dei lotti
- Attestati di formazione del personale
- Notifica sanitaria e requisiti dei locali
Il blocco più soggetto a scadenza: sono documenti con una validità temporale definita, non una volta per sempre.
- Dichiarazioni di conformità di impianti elettrici e termici
- Verifiche periodiche di attrezzature di sollevamento e a pressione
- Verifica degli impianti di terra e di protezione dalle scariche atmosferiche
- Libretti di impianto e registri di manutenzione
- Registri e formulari per i rifiuti, autorizzazioni ambientali
Le periodicità non sono uniformi: cambiano per tipo di attrezzatura, settore e livello di rischio, e sono stabilite da norme diverse. Per questo l’unico approccio che funziona è costruire il calendario sulla singola impresa, con le date effettive dei documenti in suo possesso, invece di applicare una tabella generale.
Ricorrenze della formazione e degli aggiornamenti
Visite mediche secondo protocollo sanitario
Controlli periodici dei presidi antincendio
Infortunio significativo o cambio di ciclo produttivo
Nuovo assetto organizzativo o cambio di ruoli
Modifica normativa di riferimento
Servizi collegati
Dove si incastra questo servizio
📄Redazione DVR
La valutazione dei rischi è gestita dal servizio dedicato. Questo servizio si occupa di tutto ciò che il DVR presuppone o richiama: nomine, formazione, registri e verifiche.
🏛Modelli Organizzativi
Un fascicolo documentale ordinato è la prova che il modello organizzativo è attuato: senza registrazioni, l’attuazione resta un’affermazione non dimostrabile.
⚖Compliance 231
Per i reati in materia di sicurezza, la tenuta documentale è l’elemento su cui si misura l’efficace attuazione del Modello 231 davanti a un evento grave.
Sai esattamente quali documenti ti mancano?
Contattaci per una ricognizione documentale: verifichiamo cosa hai, cosa manca e cosa è scaduto, e ti consegniamo lo scadenzario dei prossimi dodici mesi.
Richiedi una ricognizione documentale
Compila il modulo: un nostro consulente ti ricontatta per verificare quali documenti hai, quali mancano e quali sono scaduti, e per impostare lo scadenzario della tua impresa.
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